Uimahalleissa puhtauspalvelua tuotetaan ns. hybridimallilla eli halleissa siivoaa sekä Voimia että kumppani. Tavoitteena on molempien organisaatioiden resurssien tehokas hyödyntäminen sekä joustava ja asiakaslähtöinen palvelu. Onnistumisen avain on aktiivinen vuorovaikutus kumppanien välillä.
Uimahallien kesäkuussa 2025 alkaneen ostosopimuskauden alussa pysähdyin pohtimaan, mitä todellinen kumppaniyhteistyö vaatii. Miten johtaa uuden sopimuskauden alun onnistumista huomioiden kumppaniorganisaation yrityskulttuuri, organisaatiorakenne, toimintamallit, prosessi ja työntekijät? Onko kyseessä uusi kumppanuus vai onko kumppani jo aiempien sopimuskausien aikana perehtynyt tilaajan käytäntöihin ja järjestelmiin? Onko kumppaniyhteistyössä mukana uusia työntekijöitä, joiden perehdyttämiseen tulee varata aikaa? Onko asiakastarve arvioitu ja huomioitu?
Uuden sopimuskauden alussa molemmilla osapuolilla on ainutlaatuinen tilaisuus luoda yhdessä avoin ja vuorovaikutteinen kumppanuus.
Meidän kaikkien kumppani AI eli tekoäly kertoo, että ”kumppanuus tarkoittaa yhteistyösuhdetta, jossa kaksi tai useampi osapuoli toimii yhdessä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Kumppanuuden ydin on luottamus, avoimuus, tasavertaisuus ja yhteinen hyöty.”
Miten arvot näkyvät arjen kumppaniyhteistyössä?
Luottamus rakentuu yhdessä tekemällä ja edellyttää avointa vuorovaikutusta sekä tilaa erehtyä ja oppia. Avoimuus vaatii panostusta jokaiseen vuorovaikutustilanteeseen. Avoimuus vaatii myös ennakkoluulottomuutta: päämäärään voi päästä usealla eri tavalla. Kumppanilla saattaa olla erilaisia (tilaajan näkemyksestä eroavia) toimintamalleja tai osaamista, jotka uudella tavalla edistävät tavoitteen saavuttamista. Tilaajan roolissa kannattaa kuulla kumppanin ajatuksia ja luoda molempia osapuolia hyödyntävät toimintamallit. Silloin yhteistyö sujuu mutkattomasti ja molemmilla osapuolilla on selkeä tavoite ja vastuut. Toisen näkökulman ymmärtäminen on olennaista ja ymmärrys lisääntyy yhdessä tekemällä ja kuuntelemalla. Tämä lisää arvostusta puolin ja toisin.
Onnistuneessa kumppanuudessa kumppani ymmärtää asiakaskohteen erityispiirteet sekä tarjoaa juuri oikeaa palvelua jopa ennakoiden tulevia tilanteita ja tarpeita.
Mitä kaikkea löytyy kumppaniyhteistyön taustalta?
Yhteistyö lähtee organisaatioiden toimintamalleista ja prosesseista. Onnistuneen yhteistyön edellytys on selkeästi määritelty tavoite ja uimahallien kumppaniyhteistyön osalta se koostuu hyvästä hankintamateriaalista. Hankintamateriaalissa on kuvattu ostettava palvelu, yhteistyö- ja raportointitavat.
Sopimuskauden alussa määritellään käytännön yhteistyön tavat asiakastarpeiden mukaan sekä käydään läpi kriittiset menestystekijät. Yhteistyömalliin tulee sisältyä kumppanin kuulemisen kanavia, joiden palautteet huomioidaan kehittämisessä. Malleja pitää arvioida ja rakentaa yhdessä, jotta ne palvelevat molempia osapuolia, edistävät avointa kommunikaatiota, jatkuvaa vuorovaikutusta ja tavoitteiden saavuttamista.
Miten palvelun aloitus sujui Tampereen uimahalleissa?
Uimahallien puhtauspalvelukumppaniksi valittiin HH-kiinteistöpalvelut Oy. Hankintapäätöksen jälkeen aloitimme kumppanin perehdytyksen sopimuksen sisältöön, uimahallisiivouksen hygieniavaatimuksiin ja asiakastarpeisiin sekä työnkuviin. Lisäksi järjestimme kumppanimme kanssa yhteistyöpalavereja, joissa kävimme läpi yhteistyömalleja ja vuorovaikutuskanavia. Palvelun aloituksen tukemiseen on osallistunut Voimian oma henkilöstö halleissa sekä esihenkilöt. Uuden prosessin työvuoroja ja työnkuvia on päivitetty yhdessä.
Uimahallisiivoukseen vaaditaan erityisosaamista sekä hygienian että asiakaspalvelun näkökulmasta ja Voimia järjesti omille ja kumppanin työntekijöille vaaditun allas- ja märkätilakoulutuksen. Kaikki ammattisiivoojat eivät sopeudu tai sovellu uimahallisiivoojiksi, joten rekrytointiprosessin onnistuminen nousi kumppanilla keskeiseksi panostuskohteeksi. Yhteistyön aloitus uusien työkavereiden kanssa vaati luonnollisesti esihenkilöiden tukea. Kaikkea ei voi sisäistää kerralla, mutta oikealla asenteella, kysymällä ja tekemällä on hyvä jatkaa eteenpäin. Työyhteisö on kaikille yhteinen ja on tärkeää, että kaikki uudet työntekijät kokevat olonsa tervetulleeksi.
Hankintamateriaalissa tulee olla kirjattuna mahdollisimman tarkkaan asiakastarpeet, vastuurajapinnat sekä resurssivaatimukset. Uimahallien sopimuskauden osalta ne edesauttoivat yhteisymmärryksen luomista alusta asti. Lisäksi on tärkeää suunnitella ja jaksottaa kumppanin perehdytys sopimusehtoihin, asiakastarpeisiin ja vuorovaikutuskanaviin sekä tiedonkulkuun. Tiedonkulku eri ammattiryhmien välillä pitää varmistaa, ja jakaa tiedottamisvastuut molempiin organisaatioihin. Tietoa ei voi kaataa kerralla kenenkään päähän, vaan sitä pitää työstää asiakokonaisuuksittain ja antaa aikaa oppimiseen. Kertaus on edelleenkin opintojen äiti.
Varsinkin alkuvaiheessa on tärkeää huomioida pienetkin onnistumiset: työntekijöiden pitää saada palautetta ponnisteluistaan uutta oppiessaan.
Hyvin sujuu – entäs sitten?
Pidämmekö onnistunutta palvelua itsestään selvänä? Toimivan kumppaniyhteistyön takana on aina ihminen. Työntekijät, joka panostavat työhönsä ja tekevät parhaansa, ansaitsevat arvostusta ja huomiointia tekemästään työstä. Uimahalleissa vahvistamme yhteistyön aloitusta kakkukahvien merkeissä.
Tiestitkö, että…
Pirkanmaan Voimia toteuttaa puhtauspalveluita kolmella eri tavalla. Voimia siivoaa itse omana tuotantona, ostaa siivousta yhteistyökumppanilta tai siivoaa yhteistyössä kumppanin kanssa. Puhtauspalvelun ostopalvelukohteita Voimialla on nykyään reilut 300 ja kumppaneina on 15 yritystä. Kumppaniyhteistyötä tehdään Voimiassa laajasti monella eri taholla mm. hankinnassa, sopimusjohtamisessa, laadun valvonnassa, kehittämisessä ja raportoinnissa.
Kumppaniyhteistyö on yhdessä onnistumista ja kehittymistä koko sopimuskauden ajan!