Viestintä- ja markkinointikäytössä olevien henkilökuvien ja videomateriaalin rekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan Voimia Oy
Y-tunnus: 2938704-2
Osoite: Hatanpään Valtatie 30, 33100 Tampere

2. Rekisterin nimi

Viestintä- ja markkinointikäytössä olevien henkilökuvien ja videomateriaalin rekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja (esim. valokuvia tai videomateriaalia, joissa henkilö on tunnistettavissa) käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Pirkanmaan Voimia Oy:n viestintään ja markkinointiin liittyvä käyttö (esitteet, verkkosivut, sosiaalinen media, julkaisut, sisäinen viestintä)
• Yhteistyökumppaneiden (esim. Tampereen kaupunki, Pirkanmaan hyvinvointialue) yhteisviestintä

Käsittelyperuste:

• Suostumus (EU:n tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a-kohta): kuvien ja videoiden käyttö perustuu aina rekisteröidyn tai alaikäisen lapsen kohdalla huoltajan etukäteen antamaan kirjalliseen suostumukseen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

• Valokuva tai video, jossa henkilö on tunnistettavissa
• Kuvauspaikka ja -tilanne (esim. päiväkodin ruokailu)
• Mahdolliset muut vapaaehtoisesti annetut lisätiedot (esim. suostumuslomakkeella)

Kuvissa ei julkaista nimiä tai muita tunnistetietoja ilman erillistä suostumusta.

5. Henkilötietojen lähteet

Tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään tai alaikäisen lapsen kohdalla huoltajalta suostumuslomakkeen yhteydessä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja mahdolliset siirrot

• Materiaalia voivat käsitellä Voimian viestinnästä vastaavat työntekijät ja alihankkijat, kuten graafiset suunnittelijat, painotalot tai verkkopalvelujen tekniset ylläpitäjät.
• Mikäli materiaali julkaistaan sosiaalisessa mediassa, tietoja siirtyy kyseisen palvelun palvelimille (esim. Meta, LinkedIn), jolloin tietojen käsittelyyn sovelletaan myös kyseisten palveluntarjoajien ehtoja.

Tietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille eikä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa tai soveltuvan lainsäädännön mukaista suojaa.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Kuvia ja videoita säilytetään enintään kolmen (3) vuoden ajan suostumuksen antamisesta tai julkaisusta. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, jolloin materiaali poistetaan viipymättä, ellei sen säilyttämiseen ole muuta laillista perustetta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä (tai huoltajalla lapsen puolesta) on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
• Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  • Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi

9. Tietojen suojaus

• Kuvamateriaali tallennetaan turvallisesti teknisesti suojattuihin järjestelmiin.
• Pääsy tietoihin on rajattu vain niille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen.
• Julkaistava materiaali arvioidaan ennen julkaisua yksityisyyden suojan varmistamiseksi.

10. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava / Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Nimi: Joni Talvitie, johtaja, ICT
Sähköposti: tietosuojavastaava@voimia.fi
Puhelin: 045 651 5376